公司網站查詢表格要加「收集個人資料聲明」嗎？香港小商戶實用清單

香港好多小商戶網站都會放「查詢表格」：客人留下姓名、電話、電郵，再講需求。呢啲欄位多數屬《個人資料（私隱）條例》下嘅個人資料。根據個人資料私隱專員公署（公署）指引，喺收集個人資料之時或之前，資料使用者須採取所有合理地切實可行嘅步驟，向對方提供所需通知。網上最常用做法，就係喺表格提供《收集個人資料聲明》（Personal Information Collection Statement，簡稱 PICS）。呢份指南整理公署公開指引，畀你做網站時逐項核對；內容只作一般參考，唔代替法律意見。

點解查詢表格同 WhatsApp 留言唔一樣？

WhatsApp、電話即時傾談，客人通常清楚係同邊間公司聯絡。網站表格就唔同：訪客可能只見到品牌名同表單，未必即時知邊個公司控制資料、點用、會唔會轉畀其他人。公署互聯網指引亦提醒：若只顯示網址或電郵而唔清楚披露機構身分，可能唔符合公平收集嘅要求。所以公司網站應喺「關於我們／聯絡我們」清楚寫公司名稱、香港聯絡方法；查詢表格則應配上清楚、易讀嘅《收集個人資料聲明》。

《收集個人資料聲明》同《私隱政策聲明》有咩分別？

• 《收集個人資料聲明》（PICS）：喺呢次收集（例如提交查詢表）之時或之前，告知目的、是否必填、可能轉移類別、查閱／改正權利同聯絡人。
• 《私隱政策聲明》（PPS）：較闊嘅公司私隱政策同實務說明，例如一般會持有邊類資料、cookies、保留同保安做法；網站宜喺主頁或其他頁面提供易搵連結。
• 兩者唔好混做同一段含糊文字：表格附近要有對應今次用途嘅 PICS；網站整體再提供 PPS。

公署指 PICS 一般應交代咩？

根據《擬備收集個人資料聲明及私隱政策聲明指引》，以及互聯網收集個人資料嘅指引，網上 PICS 應清楚、顯眼（可放喺同一頁，或以清楚說明嘅連結接達），並至少交代以下重點：

• 提供資料屬自願定有責任／必填；若屬必填，唔填會有咩後果（例如未能處理查詢）。
• 收集後會用於咩目的（例如回覆今次服務查詢、安排報價或預約）。目的要具體，唔好寫到「其他相關用途」咁闊。
• 資料可能轉移或披露畀咩類別嘅人（例如負責跟進嘅同事、獲聘處理表格嘅服務供應商）。避免「任何業務夥伴」等空泛字眼；若唔會轉畀第三者，可清楚寫明。
• 資料當事人有權要求查閱同改正其個人資料，以及處理呢類要求嘅人嘅姓名或職銜，同埋地址／電郵等聯絡方法。

香港小商戶查詢表：落地檢查清單

• 只收集處理查詢真正需要嘅欄位。公署強調資料須足夠但不超乎適度：一般查詢未必需要身分證號碼、完整住址或信用卡資料。
• 清楚標示必填同選填；選填唔填都要可以提交。
• PICS 用詞淺白、字體易讀；可用中文（或中英對照）配合你網站主要語言。
• 若網站有多過一種表格（例如報價查詢、招聘、通訊訂閱），每種用途應有對應嘅 PICS，唔好共用一份寫死「所有用途」嘅聲明。
• 表格頁或表格旁加「私隱政策」連結，方便訪客睇整體做法。
• 網站「關於我們／聯絡我們」寫明公司全名同可靠聯絡渠道，唔好只得表格而無身分。

如果你日後會用資料做推廣

若打算用查詢表收集嘅姓名、電話或電郵做直接促銷（例如之後發優惠訊息），公署指引指出須依從條例下有關直接促銷嘅通知同同意／不反對規定，並提供回應途徑。唔好假設「客人交咗查詢表＝同意收推廣」。若今次表格只為回覆查詢，PICS 目的就應寫清楚，之後先再另途取得所需同意。

提交之後：幾件容易忽略嘅事

• 保留：個人資料保存時間唔應超過貫徹收集目的所需；查詢跟進完之後，應有做法定期清理唔再需要嘅紀錄。
• 外判：若用第三方表格、電郵或 CRM 代你接收資料，公署提醒資料使用者仍須以合約或其他方法，防止資料被過度保留或未獲准許使用。
• 保安：按資料敏感程度採取合理措施；敏感性資料傳輸宜考慮加密，唔好把表格結果公開放喺可被搜尋引擎索引嘅位置。
• 示例參考：公署自身查詢表格亦會說明提交屬自願、用途限於處理該查詢、查閱／改正聯絡方法，以及處理個案時可能聯絡嘅相關機構——你可以對照自己聲明有冇漏咗核心元素。

今日可以做嘅三步

• 打開公司網站查詢頁，確認提交前訪客睇得到（或一按就睇到）對應今次用途嘅《收集個人資料聲明》。
• 對照上面四個核心元素，改走含糊目的、空泛轉移對象，同補上查閱／改正聯絡人。
• 檢查必填欄是否真有需要，並喺網站提供清晰公司身分同私隱政策連結。

做好查詢表格通知，唔單止係合規意識，亦令客人更清楚你點處理佢哋留下嘅資料。詳細條文同最新做法，請直接參閱公署指引同《個人資料（私隱）條例》；有疑問可向合資格專業人士查詢。